Cestovný príkaz

Popis a vysvetlenie cestovného príkazu pre lepšiu orientáciu v cestovných príkazoch, ich vyúčtovaniach a pracovných cestách.

Čo je vlastne cestovný príkaz

Cestovný príkaz je dokument, ktorý slúži na povolenie a záznam pracovnej cesty zamestnanca. Je to doklad o vykonanej pracovnej ceste. Ide o administratívny nástroj. Poskytuje všetky údaje o pracovnej ceste. Tieto údaje zahŕňajú miesto, trvanie, účel a náklady. Umožňuje jednoducho a efektívne sledovať výdavky na pracovné cesty. Zabezpečuje ich správne zúčtovanie a vyúčtovanie v súlade s legislatívou.

V zákone č. 283/2002 Z. z. § 2 sa píše, že pracovná cesta je čas od odchodu pracovníka na cestu za účelom vykonania práce na inom mieste, ako je jeho bežné pracovisko. Do pracovnej cesty sa zahŕňa aj čas výkonu práce v tomto mieste až do návratu do miesta začiatku pracovnej cesty.

Ako vypísať cestovný príkaz

Cestovný príkaz sa vypisuje vždy pri vyslaní pracovníka na pracovnú cestu. Vypisuje sa pred jej začiatkom. Pracovník musí s vyslaním na pracovnú cestu súhlasiť. Svoj súhlas vyjadruje podpisom cestovného príkazu. Ak má pracovník v zmluve dohodnuté vyslanie na pracovnú cestu, tak sa súhlas s vyslaním na pracovnú cestu nevyžaduje.

Môžete ho vyplniť na bežnom papierovom tlačive slúžiacom na tento účel. Dostanete ich bežne kúpiť v obchodnej sieti. Existuje niekoľko druhov šablón, ktoré sa navzájom mierne líšia. Niektoré firmy si vytvárajú vlastné vzory formulára cestovného príkazu. Najefektívnejším a najmenej pracným spôsobom je použitie rôznych počítačových softvérov. Nám sa osvedčil cestovný príkaz v programe Kniha jázd - Speedy, ktorý je do určitého množstva záznamov bezplatný.

Čo má cestovný príkaz obsahovať

Pracovník vysielaný na pracovnú cestu vypĺňa nasledujúce údaje:

Výšky náhrad v týchto časových pásmach sa priebežne menia. Pre rôzne dátumové obdobia platia rôzne sadzby. Pričom ak je pre isté dátumové obdobie stanovená určitá výška stravného, tak zostáva natrvalo platná. Jej zmena môže nastať až v nasledujúcom dátumovom období. Výšku stravného a určovanie dátumu platnosti stanovuje ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny SR.

Výška stravného pri zahraničnej pracovnej ceste je stanovená pre každú krajinu samostatne. Stravné pre jednotlivé krajiny sa môžu navzájom líšiť a sú stanovené v rôznych menách. Väčšinou ide o menu používanú v tej ktorej krajine. Keďže výška tuzemského a zahraničného stravného sa v čase mení, je potrebné sledovať aktuálnu výšku stravného v čase konania pracovnej cesty. Toto sledovanie aktuálnych sadzieb odpadá pri použití vyššie spomenutého softvéru od firmy Kamar software. Tento softvér si sám sleduje aktuálnosť sadzieb a automaticky ich aktualizuje.

Ako sa počíta stravné pri zahraničnom cestovnom príkaze

Výpočet stravného pri zahraničných pracovných cestách sa líši od výpočtu stravného pri tuzemských pracovných cestách. Základné pravidlá stanovuje zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách, ktorý určuje podmienky a sadzby nárokovateľného stravného v závislosti od dĺžky cesty a krajiny, do ktorej zamestnanec cestuje.

Zamestnancovi vzniká nárok na stravné za každý kalendárny deň, počas ktorého vykonáva pracovnú cestu mimo územia Slovenskej republiky. Pri zahraničných pracovných cestách sa pritom neuplatňuje žiadna minimálna dĺžka cesty na vznik tohto nároku. To je rozdiel oproti tuzemským cestám, kde určitá dolná hranica existuje. V praxi to znamená, že stravné prislúcha aj pri krátkodobých výjazdoch do zahraničia.

Výška stravného pri zahraničných pracovných cestách závisí od:

• Času trvania cesty v kalendárnom dni: Trvanie cesty sa rozdeľuje do troch časových pásiem:
  • Do 6 hodín vrátane – zamestnancovi patrí stravné vo výške 25 % základnej sadzby pre danú krajinu.
  • Nad 6 hodín až 12 hodín – nárok na 50 % základnej sadzby.
  • Nad 12 hodín – vzniká nárok na plnú (100 %) základnú sadzbu stravného.
• Krajiny, v ktorej sa zamestnanec zdržiava: Pre každú krajinu je určená základná sadzba stravného v príslušnej cudzej mene, ktorá predstavuje maximálnu výšku stravného za jeden kalendárny deň. Tieto sadzby sú upravené v Opatrení Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 401/2012 Z. z., ktoré stanovuje konkrétne sumy pre jednotlivé štáty. Pri výpočte stravného sa tak vždy vychádza zo základnej sadzby platnej pre krajinu, do ktorej zamestnanec vycestoval.

Zamestnanec má nárok na diéty za každý kalendárny deň trvania zahraničnej pracovnej cesty – vrátane víkendov, sviatkov či dní, keď aktívne nevykonáva prácu. Ak ste teda na viacdňovej služobnej ceste, ktorá zahŕňa aj dni pracovného pokoja, nárok na stravné vám zostáva počas celého pobytu. To platí aj v prípade kombinácie práce a oddychu, napríklad pri služobnej ceste na Kanárske ostrovy. Stravné sa vám počíta za každý deň strávený mimo územia Slovenskej republiky, pokiaľ je cesta riadne zdokladovaná a preukážete jej pracovný charakter. Tento typ ciest často využívajú profesie ako marketéri, IT špecialisti, konzultanti či freelancer-i, ktorí môžu pracovať na diaľku z rôznych krajín, no dôležité je vedieť pracovný účel cesty preukázať pri prípadnej kontrole.

Ak počas jedného kalendárneho dňa prechádzate cez viacero krajín, stravné sa určuje podľa krajiny, v ktorej ste strávili najviac hodín. V prípade, že strávite v rôznych krajinách rovnaký počet hodín, použije sa základná sadzba stravného tej krajiny, ktorá je pre zamestnanca výhodnejšia – teda tá s vyššou sadzbou. Tento postup sa uplatňuje pre každý kalendárny deň zvlášť a umožňuje spravodlivé určenie výšky stravného pri komplikovanejších presunoch cez viac štátov.

Rovnako ako pri tuzemskej pracovnej ceste, aj pri zahraničnej môže zamestnávateľ krátiť stravné, a to v prípade, že zamestnancovi bolo počas cesty poskytnuté bezplatné stravovanie. Stravné sa kráti obdobným spôsobom podľa pravidiel stanovených zákonom. Krátenie sa uplatňuje nasledovne:

• O 25 % za poskytnuté raňajky.
• O 40 % za poskytnutý obed.
• O 35 % za poskytnutú večeru.

Základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách.

Prečo je cestovný príkaz dôležitý

1. Presné sledovanie pracovných ciest. Cestovný príkaz obsahuje všetky kľúčové informácie o pracovnej ceste – miesto, trvanie, účel, typ dopravy a ďalšie dôležité detaily. Týmto spôsobom majú zamestnávateľ a zamestnanec prehľad o oficiálnych pracovných cestách. To pomáha eliminovať nejasnosti.
2. Efektívne riešenie nákladov. Umožňuje zamestnancom nárokovať si náhradu za výdavky z pracovnej cesty, ako sú stravné, ubytovanie a doprava. Zamestnanec tak môže bez obáv cestovať na pracovné účely s vedomím, že tieto výdavky budú riadne refundované.
3. Daňové výhody a preukázateľnosť výdavkov. Správne vedená evidencia vozidiel je dôležitým podkladom pre daňové účely. Umožňuje preukázať oprávnenosť výdavkov spojených s prevádzkou vozidiel. Pri kontrolách od daňového úradu je kniha jázd neoceniteľným zdrojom dát, ktorý môže zabrániť zbytočným sporom a ušetriť firme náklady.
4. Dodržiavanie legislatívy. V mnohých krajinách je vedenie cestovných príkazov zákonnou povinnosťou pre firmy. Správne vyplnený cesťák je dôležitým dokladom pre prípadné kontroly daňových a iných úradov. Obsahuje podrobné záznamy, ktoré podporujú transparentnosť a súlad s platnou legislatívou.